O 5S é uma metodologia de organização de espaços que busca assegurar um ambiente mais apropriado dentro das empresas, garantindo que o trabalho seja realizado de forma eficiente, eficaz e otimizada. Esse sistema se concentra em colocar tudo no seu devido lugar e manter o local de trabalho limpo, o que facilita aos colaboradores desempenharem suas funções sem perder tempo ou correr algum risco em relação a acidentes de trabalho, por exemplo.
Os 5S e seus significados
Seiri – Utilização
Seiton – Organização
Seiso – Limpeza
Seiketsu – Padronização
Shitsuke – Disciplina
Cada S representa uma parte de um processo de cinco etapas que pode melhorar a função geral de um negócio. O termo envolve avaliar tudo o que está presente em um espaço, remover o que é desnecessário, organizar as coisas logicamente, executar tarefas de limpeza e manter esse ciclo sempre em andamento: organizar, limpar e repetir.
Origem do 5S
O 5S começou como parte do Toyota Production System (TPS), o método de fabricação iniciado pelos líderes da Toyota Motor Company no início e meados do século XX.
Este sistema, conhecido como lean manufacturing, tem o objetivo de aumentar a qualidade e diminuir os custos dos produtos ou serviços para os clientes. Isso geralmente é feito encontrando e eliminando os desperdícios dos processos de produção. A manufatura enxuta ou lean manufacturing envolve o uso de inúmeras ferramentas, como 5S, Kaizen , Kanban, Jidoka, Heijunka, Poka-yoke entre outras.
Quais os benefícios do 5S?
Existem várias vantagens com a utilização do 5S na empresa, desde a manutenção de um ambiente corporativo mais organizado até a obtenção de maiores lucros para o negócio. No entanto, ao mesmo tempo que a estética está em jogo aqui, o mais importante, sem dúvidas, é o aumento da eficiência e excelência nos resultados.
Podemos citar como os principais benefícios:
– Custos reduzidos;
– Maior qualidade;
– Redução de retrabalhos;
– Redução de desperdícios;
– Produtividade aumentada;
– Maior satisfação dos funcionários;
– Um ambiente de trabalho mais seguro.
Como aplicar os 5S?
O método 5S é bem simples e pode ser implementado em todos os tipos de empresas, uma vez que sua implantação promove uma elevação nos índices de produtividade, motivação, eficiência e segurança.
Seiri – Utilização
O primeiro passo do 5S, envolve passar por todas as ferramentas, bancadas, materiais e equipamentos, em uma área de trabalho para determinar o que precisa estar presente e o que pode ser removido. Algumas perguntas a serem feitas durante esta fase incluem:
Para que esse item serve?
Quando este item foi usado pela última vez?
Qual a frequência de uso?
Quem usa?
É um item necessário?
Está em boas condições?
Essas perguntas ajudam a determinar o valor de cada item. Um espaço de trabalho pode ficar melhor sem itens velhos, desnecessários ou itens usados com pouca frequência. Essas coisas podem atrapalhar ou ocupar espaço.
Tenha em mente que as melhores pessoas para avaliar os itens em um espaço são as pessoas que trabalham nesse espaço. Eles são os únicos que podem responder estas questões.
Seiton – Organização
Uma vez que a desordem é eliminada, fica mais fácil delimitar os processos. Agora, os grupos de trabalho podem criar suas próprias estratégias para classificar os itens restantes considerando os seguintes pontos:
Quais pessoas ou setores usam determinados itens?
Quando os itens são usados?
Quais itens são usados com mais frequência?
Os itens devem ser agrupados por tipo?
Onde seria mais lógico colocar os itens?
Algumas posições seriam mais ergonômicas para os trabalhadores do que outras?
Realocar algumas ferramentas, itens ou bancadas podem reduzir o movimento desnecessário?
São necessários mais recursos de armazenamento para manter a organização?
É necessário que as empresas parem e reflitam sobre quais são os maiores desperdícios para saber onde atacar. Na manufatura enxuta, desperdícios podem assumir a forma de:
– Defeitos;
– Tempo de espera;
– Movimento extra;
– Inventário em excesso;
– Superprodução;
– Processamento extra;
– Transporte desnecessário;
– Talentos não utilizados;
– Retrabalhos.
Seiso – Limpeza
A etapa de limpeza do 5S se concentra exatamente em limpar a área de trabalho, além disso, o Seiso também envolve a manutenção regular de equipamentos e máquinas.
Praticar a manutenção preventiva significa que as empresas podem detectar problemas e evitar quebras, isso leva a menos desperdício de tempo e nenhuma perda de lucros relacionada a paralisações do trabalho.
Limpar a área de trabalho pode não parecer muito legal, mas é importante. E isso não deve ser deixado apenas para a equipe de zeladoria. No 5S, todos assumem a responsabilidade de limpar seu espaço de trabalho, diariamente. Fazer isso faz com que as pessoas se sintam responsáveis pelo local, o que a longo prazo, significa que as pessoas serão mais responsáveis em seu setor e na empresa.
Seiketsu – Padronização
Depois que as três primeiras etapas do 5S forem concluídas, todo o material extra se foi, tudo está organizado, os espaços estão limpos e os equipamentos estão em boas condições de funcionamento. Mas, para que isso continue é preciso disciplina em manter as novas atividades diariamente.
Padronizar e sistematizar processos transforma esforços pontuais em hábitos. O Seiketsu atribui tarefas regulares, cria cronogramas e normatiza instruções para que essas atividades se tornem rotinas e não caiam no esquecimento.
Shitsuke – Disciplina
O Shitsuke refere-se ao processo de manter o 5S funcionando sem problemas, mas também de manter todos na organização envolvidos. Os gerentes precisam participar, assim como os funcionários no chão de fábrica, no depósito ou no escritório. Disciplina é fazer do 5S um programa de longo prazo, não apenas um evento ou projeto de curto prazo.
Assim, o 5S se torna parte da cultura de uma organização. E quando o 5S é sustentado ao longo do tempo, as empresas começam a notar resultados positivos diariamente.
Para ajudar a sustentar as práticas do 5S, é importante certificar-se de que todos os novos funcionários (ou funcionários que mudam de departamento) recebam treinamento sobre os procedimentos de 5S de sua área.
Além disso para manter os colaboradores interessados deve-se sempre observar o que outras empresas estão fazendo com o 5S. Novas ideias para a organização podem manter as coisas melhorando e manter os funcionários engajados.
Quem deve participar do 5S?
O método 5s pode ser implementado em todos os tipos de empresas. Se um departamento está iniciando o 5S, os gerentes e todos os outros colaboradores devem ser incluídos.
É possível que algumas pessoas desempenhem um papel maior no 5S do que outras, o que é bom. Pode haver coordenadores encarregados de instalar e manter a cultura, vigilantes e multiplicadores da metodologia. Acompanhar as tarefas atribuídas ou apresentar novos membros do departamento ao sistema 5S é de responsabilidade dos líderes de cada área.
Fique atento, um erro comum é pensar que após o período de implantação não há mais a necessidade de novos esforços. No entanto, o método precisa de uma promoção contínua. São necessárias ações simples que permitam a continuidade do programa e a persistência dos novos hábitos adquiridos.
