Muitos são os processos que compõem o dia a dia de uma empresa, ou fábrica. Alguns desses processos podem gerar custos desnecessários e que muitas vezes são difíceis de identificar. É a partir daí que surge a metodologia Lean Manufacturing e seu derivado, o Lean Office.
Aqui na Soullean somos especialistas também em Lean Office, buscando identificar e corrigir os desperdícios dentro da sua empresa. No Lean Office, o foco é mais específico e o objetivo é tornar as atividades do escritório mais enxutas e é dele que vamos falar hoje para ajudar você nesse processo.
O Lean Office apresenta muitos pontos positivos, como:
– Melhorar o aproveitamento do tempo e do fluxo de trabalho;
– Reduzir os desperdícios;
– Organizar as informações a fim de mantê-las facilmente localizadas;
– Padronizar processos da empresa, fazendo com que o diálogo com os colaboradores seja mais profissional e humano.
Cada escritório possui particularidades e desperdícios específicos, porém, listamos aqui os mais comuns para você ficar atento e observar se algum deles vem acontecendo no seu ambiente de trabalho. Confira:
– Perda do aproveitamento, o potencial do profissional designado para determinado processo está sendo dividido com outras atividades que não são pertinentes a ele;
– Falta de alinhamento entre as atividades executadas e os reais objetivos delas, ou seja, há atividades que não agregam valor algum aos resultados, mas são repetidas por já estarem inseridas na rotina, como controles de rotas, e o famoso papelzinho de “pago” que entregamos para os frentistas nos postos de combustível, e todas àquelas atividades feitas que não sabemos porque são feitas. Tem alguém controlando? O controle é realmente necessário?
– Intervalo entre as atividades, ou seja, alguns processos demoram a ser finalizados pois dependem de uma autorização, procurar uma informação, coletar uma assinatura etc. Esse tipo de burocracia é realmente importante? Ela não pode ser acessada posteriormente através de relatórios?
– Movimentações desnecessárias, são aquelas que ocorrem quando você precisa imprimir um papel, preencher algo à caneta, levar ou procurar um documento no arquivo, já que estamos num momento altamente digital;
– Retrabalho, um dos mais comuns e quase sempre, o erro mais fácil de evitar. Ocorre quando processos precisam ser refeitos porque a comunicação não foi eficaz, faltaram informações ou estas estavam incorretas;
– Recursos mal utilizados, quando você possui ferramentas de gestão e performance, mas não faz uso delas ou utiliza apenas de uma parte delas, ou ainda não as utiliza corretamente, gerando, muitas vezes, a duplicidade de trabalho, como as planilhas paralelas e controles individuais;
– Excesso de tarefas no processo, é tudo aquilo que vai e vem várias vezes, que pode por isso gastar muito mais tempo que o necessário, como organogramas mal estruturados que passam pelas mesmas pessoas diversas vezes, para controlar e aprovar pequenas etapas;
– Mau uso da tecnologia a seu favor, com processos manuais que poderiam ser substituídos por transações digitais de forma rápida e econômica, como impressões de documentos e guarda no arquivo morto, que poderiam ser substituídos pelo armazenamento na nuvem em plataformas digitais;
– Alto volume de informações armazenadas, com arquivos lotados de documentos e muita desorganização, que acarreta desperdício de espaço e também de tempo, toda vez que alguma documentação precisa ser localizada.
Nós da Soullean identificamos os desperdícios do escritório, e após identificados, é necessário implementar ações simples que otimizem processos, resultando em ganho de tempo, dinheiro e também energia. A partir disso é fundamental que as mudanças sejam levadas a sério por todos da empresa, desde os gestores aos demais colaboradores, para que a metodologia passe a ser integrada à cultura e organização da empresa.
Através do Lean Office, a Soullean potencializa a produtividade da sua empresa. Porém, para se ter sucesso, é necessário um diagnóstico bem elaborado e disposição para a mudança, com treinamento e prática das ferramentas rotineiras, promovendo diariamente a busca por bons resultados.
